Feladatszervezés optimalizálása felsőfokon: legyen produktív a COVID ideje alatt!
A COVID pandémiás időszaka jelentős kihatással van minden vállalkozásra. Ebbe beletartoznak azok a helyszíni kiszállással foglalkozó cégek is, (karbantartó, logisztika, klímaszerelő, biztonságtechnika) akiknek mindennapjait a helyszíni munkavégzések határozzák meg. A vírus megakadályozása érdekében számos cég távmunkára szólította fel a dolgozóit.
De hogyan lehetne fenntartani egy hatékony feladatszervezést, ha a munkavállalalók fele, avagy több, mint a fele nem tartózkodik az irodában, ennek okán pedig a személyes riportolás nem valósítható meg a felettesek számára?
Elsőként is, a távmunka mélyen befolyásolja azoknak a munkáknak az elvégzését, amelyeket a helyszíni munkavégzéssel foglalkozó cégek végeznek. Amíg a diszpécserek, az asszisztensek, a könyvelők és a irodai alkalmazottak nagy részének megfelelő az otthoni munkavégzés és teljeskörűen el tudják látni feladataikat, addig a helyszíni kiszállásokkal más a helyzet. A mozgó munkaerő számára nem lehet opció az otthonról végzendő tevékenység, így ellehetetlenedik munkavégzésük.
Ezekben az esetekben az optimalizálás ütemezése csak még nehezebbé válik. Ideje tehát kreatívnak lenni és munkába állítani a felszabaduló munkaórákat! Fogja meg az összes projektet és ötletet, amelyeket eddig elhanyagolt és vágjon bele megvalósításukba!
Íme néhány javaslat a forgalomgenerálás érdekében:
Frissítse informatikai háttértámogatását!
A helyzet eredményeképpen számos vállalatot távmunkára kényszerítettek, így rövid idő alatt kiderült a jelenleg használt rendszerek korszerűtlensége. A számítógépek túl lassúak a távoli kapcsolatok megteremtéséhez, míg a mobiltelefonok a videohívásokat nem képesek megfelelő módon kezelni. Megfelelő eszközök híján viszont az ütemezés optimalizálás kerül hátrányba, mely az ügyfélkiszolgálást is visszaveti.
Figyelembe véve a körülményeket, a jelenlegi vírushelyzet alkalmat teremthet az eddig használt hardvereszközök vizsgálatára, illetőleg arra, hogy szemügyre vegye azok megfelelőségét munkafolyamatai optimális működéséhez.
A távmunka nem csak a mindennapokat fogja megkönnyíteni csapata számára, de az adminisztratív személyzet számára akár állandó megoldás lehet.
Promotálja vállalkozását!
A helyszíni szolgáltatásokkal foglalkozó piac lelassult a járványügyi helyzet következtében. Ez nem jelent mást, minthogy vállalkozása népszerűsítése érdekében más eszközökhöz érdemes folyamodnia, hogy továbbra is képes legyen tartani megszokott bevételeit, illetve új ügyfelekre tehessen szert. A promóció elősegítésére könnyen delegálható egy online kommunikációhoz is értő marketinges, viszont, ha anyagi keretei nem engedik meg egy ilyen kolléga alkalmazását, pár egyszerű lépéssel Ön is képes lehet vállalkozása hirdetésére. A következő néhány példa tökéletes módja lehet annak, hogy hozzájáruljon az ütemezés optimalizálásához a home office ideje alatt is.
- Frissítse weboldalát! Ellenőrizze az összes már megírt szöveget, majd ellenőrizze, hogy minden naprakész-e!
- Írjon cikkeket vállalata blogjához! Ha még nem rendelkezik vele, hozzon létre egyet!
- Frissítse közösségi média profiljait, majd ütemezze be a bejegyzéseket!
- Hozzon létre rövid videókat cége tevékenységére vonatkozóan!
- Hozzon létre online kampányokat a Facebook Ads, a Google Adwords és más platformok segítségével!
Szakmai képzések jelentősége
Emlékszik, mikor iratkozott be online tanfolyamra vagy jelentkezett be egy webináriumra? Általánosan jellemző kifogás az ilyen képzések kihagyására az időhiány. A pandémia viszont előrelendítheti az eddig halogatott tanfolyamok elkezdését.
Tehát ösztönözze munkatársait, hogy fejlesszék szakmai készségeiket, vagy akár újakat is tanuljanak! A járványnak számos negatív hatása volt és még lesz is, de hozzájárult az online képzési lehetőségek nagymértékű növekedéséhez is.
Példának okáért ágazatspecifikus webes szemináriumok, webalapú tanfolyamok, TED-beszélgetések, online tanfolyamok állnak az érdeklődök rendelkezésére.
Az Applion most ingyenes webináriumot indít, hogy ezzel is segítse a bajba jutott vállalatok pandémiás időszakban való edukációját.
Jelentkezzen itt, hogy megismerhesse Magyarország vezető FSM megoldását és választ kaphasson a munkaszervezéssel kapcsolatos kérdéseire!
Javítsa szervezete céges folyamatait!
Végezetül, az egyik legjobb módja annak, hogy a legtöbb időt kihasználhassa az irodától távol, maga a vállalat ütemezési optimalizálása.
Például, ha még mindig vannak digitalizálásra váró dokumentumai, ragadja meg azokat, és fontolja meg azok archiválását egy helyi tárolóegységben, vagy egy felhőalapú szolgáltatásban, például a Google Drive-ban vagy a OneDrive-ban.
Egy másik ötlet: vizsgálja felül az összes függőben lévő munkát a field service management szoftverében, priorizálja, ossza el őket a lehetséges munkatársak között, vagy ütemezze át őket későbbre! Emellett szánjon időt arra is, hogy végezzen némi tisztítást az ügyfél-adatbázisban!
Annak ellenére, hogy a legtöbb alkalmazottja home officera kényszerül, a fentiek tükrében produktívak lehetnek, hozzájárulhatnak a munkák ütemezésének optimalizálásához. A felsorolt tanácsok segítségére lehetnek cége felszínen tartásában addig, amíg a körülmények lehetővé nem teszik a rendes kerékvágásba való visszaállást.
